Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, introducendo la fattura elettronica nella supply chain le aziende possono raddoppiare il margine operativo

Se l’obbligo di trasmettere fatture in forma dematerializzata con le amministrazioni pubbliche o la creazione di uno standard interoperabile adatto alle esigenze di tutte le aziende sono alcuni dei percorsi seguiti abitualmente in Europa per promuovere lo e-invoicing, al momento in Italia lo sviluppo della fatturazione elettronica è sostanzialmente riferibile a iniziative settoriali. Fra i pionieri dello e-invoicing, le aziende dell’industria farmaceutica o quelle del settore automobilistico, che ormai da anni effettuano lo scambio di documenti commerciali, quali i buoni d’ordine, sotto forma di file EDI strutturati. Raggruppandosi, definendo i propri obiettivi e dotandosi di strumenti adeguati ai propri bisogni specifici, queste aziende creano un vero e proprio eco-sistema in cui, nell’ambito dello stesso settore, la fatturazione elettronica non è che un anello della catena della dematerializzazione che può andare dall’ordine al pagamento (supply chain).

Per il laboratorio farmaceutico Novartis, l’adozione della fatturazione elettronica è stata realizzata nell’ambito del consorzio Dafne (Distribuzione Aziende Farmaceutiche Network EDI), che raccoglie dal 1992 i laboratori e i distributori di prodotti farmaceutici intorno alle problematiche della supply chain logistica. L’ambito d’intervento di tale consorzio si è recentemente ampliato estendendosi alla fatturazione elettronica per preparare la dematerializzazione degli scambi con gli enti pubblici. Paola Busnardo, Credit Manager di Novartis Farma, ha precisato che « l'obiettivo di lungo tempo é l'ottimizzazione di tutto il processo, fino alla riconciliazione automatica degli incassi ». Ed ha aggiunto « Da questo punto di vista Novartis parte già con un vantaggio avendo la parte logistica di gestione degli ordini ottimizzata direttamente in SAP »,.

Intesa Sanpaolo è stata scelta da Dafne per l’invio di tutte le fatture elettroniche scambiate dai propri associati. La banca propone inoltre un servizio di archiviazione delle fatture in formato PDF. Per Novartis, le fatture vengono trasmesse ogni notte direttamente dall’ERP del gruppo alla banca in ambiente protetto. I dati delle fatturazioni scambiate vengono strutturati in un formato proprietario, easyDafne, utilizzato dal 90 al 95% delle aziende del settore. Si inseriscono tutti i dati richiesti dall’amministrazione fiscale, infine, al termine del procedimento la fattura viene consegnata in formato PDF per poter essere conservata.

3 modelli per lo e-invoicing

Per l'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il massimo potenziale di risparmio legato alla fatturazione elettronica è nell’ambito di raggruppamenti di imprese del medesimo settore, come il consorzio Dafne. Una volta raggiunta la massa critica, i membri di questi raggruppamenti possono auspicare di usufruire dei vantaggi essenziali dalla dematerializzazione del supply chain.

A tutt’oggi, la fatturazione elettronica può seguire tre modelli con ROI estremamente diversi. La versione meno vantaggiosa consiste nel limitare il proprio progetto a una semplice archiviazione delle fatture in forma dematerializzata. Di attuazione semplice, questo progetto di archiviazione elettronica realizzato esclusivamente all’interno dell’azienda permetterebbe di risparmiare in media da 1 a 2 euro sul costo di elaborazione di una fattura, secondo le stime condotte da l’Osservatorio. Il secondo modello prevede che l’azienda si accordi con clienti e fornitori per scambiare fatture in forma dematerializzata. I guadagni variano a seconda del format di fatturazione scelto. Nel caso di fatture in formato pdf con firma, i guadagni sono identici a quelli dell’archiviazione elettronica, vale a dire 1 o 2 euro per fattura per ognuna delle parti. Infatti, il pdf con firma non offre guadagni di produttività o risparmi significativi rispetto alla carta. Tuttavia, i guadagni realizzabili sono nettamente più sostanziali se le parti si accordano per scambiare fatture in un format di scambio strutturato, come l’EDI. Nella misura in cui il tempo impiegato dall’azienda per l’inserimento dei dati di fatturazione nell’ERP si riduce, i guadagni vengono stimati in media fra 8 e 10 euro per ogni fattura.

Tuttavia, il potenziale di risparmio più cospicuo della fatturazione elettronica è offerto da un approccio interamente integrato della supply chain, che va dall’ordine, alla conferma e quindi al pagamento-riconciliazione, ad esempio inserendo i dati legati al trasporto delle merci.. “In tal caso i risparmi variano a seconda della complessità delle regole del settore. Nell’industria farmaceutica, che è uno dei pionieri di questo approccio integrato, possono variare da 10 a 25 euro per fattura”, spiega Alessandro Perego, Direttore Scientifico dell'Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione. L’approccio integrato offre il vantaggio di ridurre i rischi di errori connessi al reinserimento manuale dei dati di fatturazione negli ERP.

ROI rapido

A prescindere dalla forma prescelta e dalla dimensione dell’azienda, se comunque emette almeno circa 5.000 fatture all’anno, l’Osservatorio valuta almeno in un anno i tempi del ROI di un progetto di fatturazione elettronica. “I dirigenti d’azienda che intendono attuare un progetto di fatturazione elettronica saranno più interessati a un approccio integrato della supply chain, in quanto consente di migliorare da 1 a 3 punti di percentuale l’utile dell’azienda. In alcuni settori, significa semplicemente il possibile raddoppio di tale margine”sottolinea Alessandro Perego.

Oggi, il più delle volte lo e-invoicing si riduce a una semplice archiviazione elettronica dei dati, vale a dire a un modello di integrazione del supply chain. In Italia le aziende che hanno attuato un sistema di archiviazione elettronica delle fattura al proprio interno sarebbero all’incirca 2.000 o 3.000. Non per questo tali aziende fanno della dematerializzazione fiscale, in quanto in genere non hanno formalizzato accordi con i propri partner per scambiare fatture elettroniche. Stranamente,in genere neanche i raggruppamenti di aziende abituati da anni a scambiare i documenti commerciali in formato EDI fanno in realtà de dematerializzazione fiscale.

« Queste aziende godono già del 95% dei vantaggi derivanti dall’introduzione della fatturazione elettronica nel procedimento degli ordini. Pertanto, hanno scarso interesse a far riconoscere la sicurezza del proprio canale EDI all’amministrazione fiscale per eliminare l’archiviazione cartacea”, spiega Alessandro Perego, il quale stima intorno a 7.000 – 8.000 il numero di società che scambiano fatture dematerializzate in formato specifico. “Manca loro l’accordo dell’amministrazione fiscale per far riconoscere i canali EDI nella loro modalità di archiviazione”.

La diffusione della fatturazione elettronica potrebbe aumentare, quest’anno, con l’attesa pubblicazione del decreto applicativo della legislazione del 2008, che rende obbligatorio l’uso della fattura elettrica con le amministrazioni pubbliche. A livello europeo, la proposta di modifica della direttiva IVA potrebbe invece far progredire il riconoscimento dei canali EDI, proponendo di basare tale metodologia su una metodologia piuttosto che su una serie di criteri tecnici. Questo approccio potrebbe aiutare le varie amministrazioni fiscali europee a considerare più seriamente i canali EDI.

L’altro dibattito sollevato dalla revisione della direttiva IVA interessa la standardizzazione dell’informazione veicolata nelle fatture elettroniche. Il gruppo di esperti sulla fatturazione elettronica sostiene la norma intersettoriale messa a punto dall’UN-CEFACT. Per gli specialisti, il dibattito sull’armonizzazione degli standard è di scarsa utilità, in quanto l’interoperabilità è già facilmente realizzata grazie al lavoro degli editori. Pertanto, lo standard che sta definendo la SOGEI per le fatture scambiate con le pubbliche amministrazioni non è necessariamente destinato a diventare il punto di riferimento sul mercato. In sintesi, le aziende già passate alla fattura elettronica potrebbero facilmente mantenere il format con cui lavorano, purché, se necessario, gli editori si facciano carico di tradurre i dati nel formato dell’amministrazioni.

Per convincere le aziende leader nel proprio settore ad impegnarsi a favore della fatturazione elettronica, il prossimo mercoledì (19 maggio) l’Osservatorio dovrebbe pubblicare cinquanta esempi di best practice in materia di fatturazione elettronica. Il nuovo rapporto annuale dell’Osservatorio dovrebbe anche contenere uno strumento di valutazione dei vantaggi che possono derivare dalla fatturazione elettronica.

E.L.